Der condecco Rechnungsleser wurde als Vorsystem zum OSPlus-Rechnungsbuch entwickelt. Er beinhaltet das Scannen, Erkennen und Aufbereiten von Rechnungen/ Gutschriften sowie deren Weiterleitung über die zertifizierte Standardschnittstelle an das OSPlus-Rechnungsbuch.

Der Leistungsumfang ist das Scannen von Rechnungen / Gutschriften und das Erkennen aller rechnungsrelevanter Daten gem. §14 UStG mit Kopf- / Fuß- und Positionsdaten.

Beim Erkennen und der ersten Überprüfung der ausgelesenen Daten spielt der condecco Rechnungsleser seine große Stärke aus. Alle Erfahrungen aus Handel, Industrie und Dienstleistung werden hier genutzt. Kopf- und Fußdatenerkennung sind Standard. Positionsdaten werden standardmäßig ermittelt, können aber je Dienstleister nachtrainiert und angepasst werden. Für Sparkassen-Standardrechnungen wie z.B. Sparkassenverlag, Telekom, Vodafone, Verbände etc. wird die antrainierte Positionsdatenerkennung mitgeliefert.

Gleichzeitig erfolgt eine Dienstleisteridentifikation anhand der aus S-DWH-KORE übernommenen und im condecco Dienstleisterpflege und –verwaltungstool ergänzten Dienstleisterstammdaten.

Zur Dienstleisterüberprüfung gehört selbstverständlich auch die Überprüfung der Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Die rechnerische Richtigkeit der auf der Rechnung ausgewiesenen Beträge erfolgt anhand der Einzelpositionen, dem Nettobetrag, der Steuersätze und –beträge und des Rechnungsgesamtbetrages. Jede kleinste „Unsicherheit“ des condecco Rechnungslesers verlangt eine manuelle und visuelle Kontrolle.

 

Der condecco Rechnungsleser verschlankt den gesamten Digitalisierungsprozess für Eingangsrechnungen / Gutschriften und verringert den manuellen Erfassungs- / Prüfaufwand und Durchlaufzeiten, verbessert die Daten für das Rechnungsbuch, spart erheblich Arbeitszeit, erhöht die Sicherheit und führt somit zu einer erheblichen Kosteneinsparung.

 

Die gescannten Rechnungen und Gutschriften werden im konformen PDF/A-Format und die ausgelesenen und geprüften Daten in einer mit der Sparkasse abgestimmten XML-Datei an das OSPlus-Rechnungsbuch zur weiteren Bearbeitung übertragen.

condecco Rechnungsleser

OPDV 01/2015 

 

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condeccoRechnungsbearbeitung (WE-RB)

OPDV 01/2015 

Die condecco Rechnungsbearbeitung ermöglicht die komplette digitale Bearbeitung von Eingangsrechnungen in einem Workflow inkl. deren revisionssicherer Ablage und Archivierung in Archivsystemen.

Mit der browserbasierten Workflow-Lösung können stark standardisierte und sich häufig wiederholende Prozesse beim Eingang Ihrer Rechnungen individuell auf Ihr Unternehmen angepasst abgebildet werden, mit dem Effekt, die Durchlauf- und Bearbeitungszeiten erheblich zu verkürzen. Eingehende Rechnungen und Belege werden automatisch erfasst und erkannt und an die richtigen Bearbeiter weitergeleitet. So verringern Sie nicht nur den manuellen Erfassungsaufwand, sondern haben auch einen schnelleren Rechnungsumlauf woraus Sie diverse Vorteile schöpfen können (Skonto, etc.).

 

Dem Workflow werden gescannte Rechnungen und Indexdateien zur Verfügung gestellt. Die Anwendung importiert die Rechnungen und informiert die zuständigen Sachbearbeiter über das vorhandene E-Mail-System (z.B. Lotus Notes) von einem neuen Rechnungseingang. Für die Rechnungsprüfung kann der Workflowteilnehmer über einen in der E-Mail enthaltenen Link auf die Rechnung im System zugreifen und diese in seinem Browser prüfen, kontieren, freigeben oder weiterleiten. Nach erfolgter Rechnungsfreigabe werden die erfassten Daten an die Finanzbuchhaltungs-Software übergeben. Für die nötige Schnittstelle nach KORE ist natürlich gesorgt.

 

Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche und intuitiven Bedienung ist die condecco Rechnungsbearbeitung im Sparkassen-Bereich bereits erfolgreich im Einsatz.

 

 

Die Highlights im Überblick

 

  • Transparente, strukturierte, analysierte und optimierte Prozesse

  • Verringerung des manuellen Erfassungsaufwandes

  • Zentrale Datenhaltung, Prozesssicherheit, Eliminierung von Medienbrüchen

  • Berechtigungskonzept

  • Standortübergreifender Einsatz, 100% Web-Lösung

  • Unabhängig von aktueller ERP- oder Archivlösung

  • Überführung der Rechnungsinformationen nach KORE

  • Stammdatenabgleich

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condecco Vertragsmanagement

OPDV 01/2015 

Das condecco Vertragsmanagement ist eine zukunftsweisende Lösung zur Verarbeitung sämtlicher Verträge und Vereinbarungen. Bringen Sie mehr Übersicht in Ihre Verträge und mehr Transparenz in alle damit verbundenen Prozesse.

Verträge erstellen und bearbeiten

 

Mit dem elektronischen Vertragsmanagement haben Sie jederzeit einen vollständigen und transparenten Überblick über den Status Ihrer Verträge, sind über Ihre Vertragsverpflichtungen im Bilde und laufend über aktuelle Vorgänge informiert.
Vor Ablauf von Fristen erhalten Sie automatisch eine Erinnerung per E-Mail. Informationen zu jedem Vertragswerk sind schnell und unkompliziert recherchierbar und geben Ihnen einen schnellen Überblick.

Für jeden einzelnen Aspekt der Vertragsverwaltung hat unsere Lösung eine leistungsstarke Funktion im Gepäck. Dabei bleibt die Lösung individuell anpassbar, sodass sich Ihre individuellen Anforderungen und Wünsche rund um ein modernes, effizientes Vertragsmanagement bis ins Detail realisieren lassen. Mit im Vorfeld kalkulierbaren Kosten und einer schnellen Amortisation ist das condecco Vertragsmanagement die ideale Lösung für das Fristenmanagement, die Dienstleistersteuerung und es vereinfacht, durch die Verbindung zum OSPlus-Rechnungsbuch, die Überwachung und Zahlung ihrer Vertragswerke.

 

Warum digitales Vertragsmanagement?

 

Vertragsmanagement hat eine ganze Reihe unternehmerischer Vorteile. Jederzeit können fundierte Aussagen über bestehende Vertragswerke gemacht werden – beispielsweise direkt von jedem Arbeitsplatz während eines Telefonats. Der Gang ins Archiv und die Suche in Aktenordnern entfallen. Gleichzeitig lassen sich Vertragsrisiken minimieren und so Kosten automatisch senken, dank verbesserter Steuerung wie auch Übersicht von Vertragsfristen und Vorgaben.


Mit dem condecco Vertragsmanagement erhalten Sie ein generelles Fristenmanagement, mit dem Sie neben Verträgen selbstverständlich auch andere Prozesse wie beispielsweise Garantielaufzeiten, Gewährleistungen oder auch die gesamte Dienstleistersteuerung optimieren können. Wiedervorlagen bzw. Terminerinnerungen werden dabei bequem an Ihr E-Mail-Postfach gesendet. Über die erhaltene E-Mail-Benachrichtigung zum Vertrag können Sie per Mausklick auf den Link in der E-Mail klicken und somit komfortabel die weitere Bearbeitung über den angezeigten Vertrag in Ihrem Webbrowser vornehmen. Sämtliche Vertragsänderungen und Historien zu den einzelnen Verträgen werden protokolliert.

 

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condecco Eingangspostbearbeitung

OPDV 01/2015 

Die condecco Postweiterleitung ist eine einfache und effiziente Lösung für die webbasierte Eingangspostverarbeitung.

Die condecco Postweiterleitung für die automatisierte Posteingangsverarbeitung ist eine flexible Gesamtlösung für das Dokumentenhandling im Unternehmen. Die Lösung ermöglicht die komplette digitale Bearbeitung der Eingangspost vom Scannen bis zur revisionssicheren Ablage in vorhandene bzw. genutzte Archivsysteme sowie der Datenübergabe an führende Systeme. Neben der Briefpost integriert die Lösung zudem auch alle Formen des Dokumenteneingangs wie Faxe und elektronische Dokumente.

Aufgrund des modularen Aufbaus können Sie den Umfang der Lösung frei wählen. In der einfachsten Form verteilen Sie mit der Postweiterleitung die Eingangspost nur elektronisch. Sukzessive können Sie mit der Automatisierung eines bestimmten Teilbereichs beginnen und weiten die Lösung dann beliebig auf andere Tätigkeitsfelder aus. Mit den einzelnen lösungsbezogenen „condecco Web Solutions“, wie die Lösung condecco Rechnungsleser für das Rechnungsbuch im OSPlus oder dem condecco Vertragsmanagement, können Sie das System immer weiter ausbauen.

 

 

Die Highlights im Überblick:

 

  • Transparenter Überblick vom Posteingang

  • Höhere Flexibilität durch lokationsunabhängigen Zugriff auf die gescannte Eingangspost

  • Verkürzung der Durchlaufzeiten durch die schnelle Weiterleitung der Eingangspost

  • Eliminierung von Medienbrüchen

  • Schnelle Implementierung in die bestehende IT-Landschaft, dank ganzheitlicher VMware-Lösung

  • Transparente und protokollierte Prozesse

  • Revisionssichere Langzeitarchivierung

  • Einfache, schnelle Bearbeitung der Eingangspost direkt am PC-Arbeitsplatz

  • Digitale Postverteilung auch standortübergreifend möglich

  • PDF Dokumententrennung und -zusammenführung

 

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Unsere leistungsfähige Indexierungssoftware sorgt für eine schnelle und sichere Erfassung Ihrer Daten.

Die Erfassung und Indexierung von papiergebundenen Dokumenten steht am Anfang der digitalen Bereitstellung und Archivierung Ihrer Daten. Bei diesem Prozess kann die Indizierung von digitalisierten Dokumenten, für eine spätere schnelle Dokumentenrecherche, manuell oder mit automatischer Datenextraktion erfolgen.

In Abhängigkeit vom Beleggut und dem geplanten Scan-Szenario kann die manuelle Verschlagwortung die effizientere Lösung sein. Um bei diesem arbeitsintensiven Prozess den Erfassungsaufwand zu verringern, ist der Einsatz einer leistungsfähigen und flexiblen Software von großem Nutzen. Denn sie spart Zeit und Kosten bei der der Indizierung und bringt Sicherheit in dem gesamten Erfassungsprozess Ihrer Dokumente.

 

Und genau dies erfüllt die browserbasierte WE-DOK App!

Sie unterstützt bei der arbeitsplatzunabhängigen manuellen oder halbautomatisierten Indizierung und ermöglicht eine schnelle und sichere Verschlagwortung Ihrer digitalen Dokumente.
Schon mit Eingabe Ihrer Daten werden diese mit hinterlegten Regeln und bei Datenbankanbindung gegen vorhandene Datenbestände validiert. Ebenfalls ermöglicht die Anbindung an Datenquellen eine automatische Attributvervollständigung und sorgt für eine deutliche Reduzierung des Aufwandes bei der Erfassung.

Je nach Szenario kann die flexible Anwendung vor oder nach dem Scannen in den Erfassungsprozess integriert werden.

 

 

Die Highlights im Überblick:

 

  • Flexible, browsergestützte Applikation

  • Halbautomatische Verschlagwortung

  • Auswertungsmöglichkeiten der indizierten Dokumente

  • Anbindung von kundenspezifischen Datenbanken

  • Mehrfachindizierung

  • Erstellung von Indexdateien für DMS / Archivsysteme

  • An jedem Arbeitsplatz nutzbar – ohne Client-Installation

  • Läuft auf allen Plattformen via Internetbrowser (Firefox, Internet Explorer etc.) unabhängig vom installierten Betriebssystem

 

 

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condecco Dokumentenindizierer

OPDV 01/2015 

condecco Digital Business GmbH, Fresnostr. 14 - 18, 48159 Münster
Telefon: +49 251 28498 - 0 / E-Mail: info(at)condecco.de