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Scan Service
Wir bieten Ihnen den Fullservice an - von der Abholung Ihrer Dokumente, bis hin zur Einlagerung / Vernichtung. Alles aus einer Hand.
Als Scandienstleister digitalisieren wir eine Vielzahl an Dokumentarten:
Personalakten
Verträge / Vertragsakten
Hausanschlussakten
Lieferantenakten
Technische Zeichnungen
Tägliche Eingangspost
Kreditakten
Projektakten
Kundenakten
Auftragsakten
Patientenakten
Produktakten
Rechnungen, Lieferscheine, etc
Dokumente scannen
Pläne
Ordner scannen
...
Unsere Kunden vertrauen auf Expertise
Wir bieten Ihnen den Full-Service
Transportservice:
die Akten werden von unseren qualifizierten Mitarbeitern verpackt, protokolliert und direkt zu condecco transportiert.
Alternativ verpackt der Auftraggeber die Akten und stellt diese zur Abholung von condecco bereit oder verschickt die Akten per Kurier.
Wir öffnen, sortieren, entklammern und kleben ggf. Barcodes zur Dokumententrennung auf Ihre Belege, um sie für den Scanvorgang vorzubereiten. Geöste und gebundene Dokumente behandeln wir gesondert.
Wir digitalisieren / scannen Ihre Belege auf unseren Hochleistungsscannern in kürzester Zeit: Farbe oder s/w, simplex oder duplex inkl. Leerseitenunterdrückung, OCR-Erkennung (Volltextsuche) und Komprimierung sind bei uns Standard.
Nach dem Scan-Vorgang vergeben wir die gewünschten Indexkriterien:
zum Beispiel:
Benennung nach Ordnerrücken/Register
Personalakte: Personalnr., Vorname, Nachname, Dokument-Art
Kundenakte: Lieferant, Absender, Datum, Sachbearbeiter
Wir bieten verschiedene Varianten an und erstellen Ihnen:
1 PDF-Datei pro Ordner/Akte
1 PDF-Datei pro Register
1 PDF-Datei pro Dokument
Die Datenübermittlung der gescannten und indizierten Dokumente erfolgt nach Absprache z. B. mittels SFTP-Server, externer Datenträger, CD oder in bereits vorhandene Systeme (Schnittstellenanbindung).
Restakte: Wenn Sie Ihre Unterlagen vernichten möchten, erstellen wir Ihnen gerne eine Restakte mit Dokumenten (Verträge / Beurkundungen / Zeugnisse), die an Sie zurückgeschickt werden sollen.
Negativliste: Bei der Negativliste handelt es sich um Dokumente, die aus den Akten aussortiert werden sollen und nicht in die digitale Akte überführt werden.
Die Originalbelege werden optional:
eingelagert
zurückgeliefert
zertifiziert vernichtet nach DIN 66399 (Schutzklasse 2 - 3)
Datenschutz
Wir sind datenschutztechnisch hervorragend aufgestellt:
Dank unserer langjährigen Erfahrung in der Verarbeitung personenbezogener Daten sind diese bei uns in sicheren Händen. Wir halten uns dabei an unsere Auftragsverarbeitungsverträge gemäß DSGVO.
Seit mehr als 10 Jahren digitalisieren wir zuverlässig Daten aus Industrie, Handel, Dienstleistung, Gesundheitswesen und Finanzdienstleistung.
Über 500 zufriedene Kunden
"condecco scannt für uns jedes Jahr unsere gesamten kaufmännischen Akten. Dazu zählen Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, etc.
Vom ersten Tag an hatten wir kompetente Ansprechpartner:innen, die den gesamten Ablauf mit uns und an Hand unserer Bedürfnisse, geplant und umgesetzt haben.
Die Akten werden abgeholt, aufbereitet, gescannt, indexiert und anschließend eingelagert – das Rundum-Sorglos-Paket.
Mit condecco haben wir einen vertrauenswürdigen Partner gefunden, der den diskreten Umgang mit sensiblen Daten versteht und gleichzeitig gute Qualität und eine schnelle, sowie flexible Abwicklung gewährleistet."
Claudia Scheffer, St. Franziskus-Hospital Münster
"Mit dem Vertragsmanagement control haben wir endlich den kompletten Überblick über unsere Verträge. Seitdem wurde keine Kündigungsfrist verpasst und so konnten wir einige Kosten sparen. Durch das Onlinetool sind alle Informationen zu jeder Zeit abrufbar, so wird ein flexibler Informationsfluss garantiert. Bei Problemen und Fragen kann man sich getrost an den kompetenten Support wenden und wird freundlich beraten. Das System ist ein klarer Gewinn für unsere Firma."
Julia Schnabel, LocaFox GmbH
"Mit condecco haben wir einen vertrauenswürdigen Partner für unsere Scan- und Digitalisierungsaufgaben gefunden. Jeder Auftrag wird dort mit Kompetenz und Engagement schnell und trotzdem individuell abgewickelt. Und dazu wird man auch überaus freundlich beraten. Wir arbeiten gern mit condecco zusammen."
Dirk Namsler, Hansa Luftbild AG
"Mit Hilfe von control liegen uns Verträge aller Abteilungen in strukturierter Form vor und liefern eine übersichtliche Möglichkeit vertragliche Pflichten und Fristen einzusehen und zu bearbeiten, um betriebswirtschaftliche Entscheidungen gewissenhaft treffen zu können."
Caroline Ossadnik, Urlaubsguru GmbH
"Seit wir unsere Verträge mit control verwalten, haben wir alles strukturiert und übersichtlich an einer Stelle hinterlegt. Das System ist intuitiv und einfach zu bedienen und sollte doch mal etwas unklar sein, ist der Kundensupport stets freundlich und hilfsbereit."
Larissa Winschel, tado GmbH
"Mit condecco konnten wir unseren Anspruch auch bei der Digitalisierung unserer Personalakten gewährleisten. Dabei brachte der gelebte Dienstleistungsgedanke, mit enger Kommunikation und schneller Umsetzung, den entscheidenden Beitrag. Eine Zusammenarbeit empfehlen wir sehr und werden auch in Zukunft selbst wieder den Kontakt suchen."
Frederik Jörges, Radprax
"Das Vertragsmanagement control bietet uns endlich eine tolle Möglichkeit, Verträge online zu verwalten und den Überblick zu behalten. Das System ist einfach zu bedienen und der Kundensupport ist schnell, kompetent und freundlich. Vielen Dank!"
Janika Bettinghausen, Traum-Ferienwohnungen GmbH
"Durch die Firma condecco konnten wir in den Belangen digitale Dokumentenbereitstellung und gewährgeleistete, rechtssichere Verwahrung von Unterlagen auf effektive und qualitativ hervorragende Weise unterstützt werden. Der Anspruch Dienstleistung wurde verstanden und wird bei condecco gelebt."
Marc Treiter, Dietrich Lüttgens Gmbh & Co. KG
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