BITKOM
- Jedes zweite Unternehmen will Briefpost durch digitale Kommunikation ersetzen
- Jedes Vierte hat neuere Papierakten bereits überwiegend digitalisiert
- Aber in drei Viertel der Unternehmen laufen derzeit noch mindestens die Hälfte der Prozesse papierbasiert ab
Berlin, 4. April 2017 – Ob Materialscheine, Stundenzettel oder Rechnungen - viele betriebliche Abläufe werden noch immer auf Papier geregelt. In drei Viertel der Unternehmen (75 Prozent) laufen die Hälfte der Prozesse oder mehr papierbasiert ab, bei rund jedem Fünften (19 Prozent) laufen sogar noch alle Prozesse auf Basis von Papierdokumenten. Die meisten Unternehmen wollen ihren Papierverbrauch aber gerne reduzieren. Jedes zweite Unternehmen (56 Prozent) will seine Briefpost durch digitale Kommunikation ersetzen, jedem Dritten (32 Prozent) gelingt dieses Vorhaben auch zunehmend. Knapp die Hälfte (46 Prozent) der Unternehmen hat neuere Papierakten bereits teilweise digitalisiert, 19 Prozent sogar überwiegend und immerhin 8 Prozent haben alle ihre Papierakten weitgehend digitalisiert. Das hat eine repräsentative Befragung im Auftrag des Digitalverbands Bitkom ergeben. In 4 von 10 Unternehmen (38 Prozent) wird außerdem bereits weniger ausgedruckt als noch vor einem Jahr, in jedem achten (13 Prozent) wird allerdings auch mehr gedruckt.. „Viele Prozesse innerhalb eines Unternehmens lassen sich dank digitaler Technologien und der richtigen Software vollständig ohne Papier abwickeln. Sei es ganz einfach E-Mails zu verschicken statt Briefe, die Arbeitszeit per App zu erfassen oder Rechnungen elektronisch zu verwalten“, sagt Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs Enterprise Content Management im Bitkom. „Indem sie von Papier auf digitale Dokumente umsteigen, können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse sehr viel schneller und effizienter gestalten. Das spart Geld – und schont auch noch die Umwelt.“
Auch rechtlich wird Unternehmen und Behörden der Weg zur rein digitalen Dokumentenverwaltung geebnet. Am 29. März hat das Bundeskabinett das Gesetz zur Durchführung der eIDAS-Verordnung der EU verabschiedet. Das darin enthaltene „Vertrauensdienstegesetz“ erleichtert die Verwendung sogenannter elektronischer Vertrauensdienste – dazu zählen zum Beispiel die digitale Unterschrift, elektronische Zeitstempel oder das elektronische Behörden-, bzw. Firmensiegel. Die Verordnung sorgt dafür, dass elektronische Dokumente EU-weit als rechtsgültig anerkannt werden.
Zur Methodik: Grundlage der Angaben ist eine repräsentative Befragung, die Bitkom Research im Auftrag des Digitalverbands Bitkom durchgeführt hat. Dabei wurden 504 Unternehmen ab einer Größe von 20 Mitarbeitern befragt.
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Der Rechnungseingang in vielen Unternehmen erfolgt zum überwiegenden Teil in Papierform. Die aufwendige Verarbeitung von Papierrechnungen und die fortgeschrittene technische Infrastruktur bringt die Unternehmen immer mehr in die Überlegung diesen Verarbeitungsprozess zu digitalisieren. Die vielen Begriffe wie: Rechnungen scannen, Rechnungen digitalisieren, automatische Rechnungserfassung, Rechnungen scannen und auslesen müssen hier ganzheitlich gesehen werden. Die Begriffe Rechnungen digitalisieren und Rechnungen scannen sind von der Basis identisch. Rechnungen digitalisieren ist der vielleicht modernere Begriff. Der Begriff automatische Rechnungserfassung beschreibt den Prozess für Rechnungen scannen und auslesen oder Rechnungen digitalisieren und auslesen. Der condecco Rechnungsleser enthält Lösungen für die automatische Rechnungserfassung ebenso wie für die Bereiche Rechnungen scannen und auslesen. Unsere Lösungen unterstützen Unternehmen und Organisationen in der Umsetzung solcher Prozesse und hat die Lösung für Rechnungen scannen und auslesen, Rechnungen digitalisieren und auslesen und unterstützt den Prozess automatische Rechnungserfassung. Der condecco Rechnungsleser ist eine Lösung aus den Bausteinen: Rechnungen scannen und auslesen; Rechnungen digitalisieren als auch der automatischen Rechnungserfassung. Durch den ersten Baustein in unserer Lösung „Rechnungen scannen und auslesen“ erreichen wir aus dem Standard schon eine hohe Erkennungsrate auch für die automatische Rechnungserfassung. Diese Erkennungsrate wird durch viele logische Überprüfungen einer weiteren Qualitätskontrolle unterzogen. Sollte die Erkennung in dem Bereich Rechnungen scannen und auslesen einmal nicht die erwartete Qualität erreichen, steht Ihnen unser Baustein Prüfen zur Verfügung. Mit diesem Baustein haben Sie die Möglichkeit die gewünschte Erkennungsrate für ein besonderes Rechnungslayout und einem Kreditor individuell anzulegen. Die automatische Rechnungserfassung wird in den Basisfunktionen somit auch unterstützt. Die weitere Verarbeitung der Informationen aus der automatischen Rechnungserfassung erfolgt über die übergeordneten Systeme. Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung von Rechnungen scannen und auslesen oder Rechnungen digitalisieren und auslesen oder der automatischen Rechnungserkennung.
